Compres
Annex permet gestionar tot el cicle de compres a proveïdor: des de la comanda fins a la factura, passant per l'albarà i, si escau, la factura de creditor.
Pas 01
Comandes
Al menú de Compres es gestiona la part de compres a proveïdor i factures de creditor. Tenim les opcions d'Actuals i Històric.
Des d'Actuals es poden crear noves comandes, albarans, factures de proveïdor i factures de creditor.
A Històric, es poden consultar les comandes, albarans i factures que s'hagin passat a l'històric. Des de l'històric, es poden visualitzar, imprimir i tornar a Actual.
Comandes de Compra
Apareixen les comandes de compra introduïdes a Annex i que no s'han passat a l'històric.
Nova: per donar d'alta una nova comanda.
Modificar: per modificar la comanda seleccionada al grid inferior (també s'hi accedeix fent doble clic sobre la comanda seleccionada).
Esborrar: per esborrar una comanda.
Actualitzar Comanda: per actualitzar una comanda i generar-ne albarans o factura de compra.
Passar a Històric: passa al menú d'històrics la comanda seleccionada.
Incidència Comanda: permet afegir una incidència a la comanda.
Enviar Mail: envia per correu (al contacte del proveïdor indicat) el model de comanda seleccionat a la sèrie de l'empresa.
Visualitzar: visualitza la comanda en el model de comanda de proveïdor seleccionat a la sèrie.
Enviar Mail Destinatari: permet enviar la comanda al correu que indiquem, sense necessitat que sigui un contacte del proveïdor.
Fitxa de comanda de compra
Data Comanda: data de creació de la comanda.
Data Previsió: data de previsió de recepció de la comanda.
Núm. Comanda: número de la comanda generada (la numeració es gestiona des de la sèrie de l'empresa).
Ref. Pressupost: si la comanda està relacionada amb un pressupost.
Proveïdor: codi del proveïdor de la comanda.
Compra: Nacional o Estrangera (una vegada seleccionat el proveïdor, informa les dades indicades a la seva fitxa).
Dades Proveïdor: adreça i dades d'enviament de la comanda al proveïdor. Recull les dades informades a la fitxa del proveïdor. És un camp modificable, de manera que es pot canviar directament a la comanda.
Línies de comanda: permeten afegir els diferents articles que compondran la comanda, indicant les quantitats, el preu (per defecte s'agafarà el preu de l'última compra feta al proveïdor), descomptes, etc.
Actualitzar comanda
Permet, a partir d'una comanda feta a un proveïdor, crear la factura o l'albarà de compra d'aquesta comanda. També permet afegir la comanda a una factura de compra ja existent.
A les línies de la comanda, es pot indicar quins productes de la comanda s'han rebut a la factura de compra. En clicar a Associar a Compra, es generarà una factura de compra amb les línies i les quantitats indicades.
Si la comanda s'ha servit per complet, al grid de comandes apareixerà marcada en verd. Si s'ha servit parcialment, apareixerà marcada en groc, i si la comanda està sense servir, apareixerà marcada en vermell.
Pas 02
Albarans de Compra
Nou: nou albarà de compra.
Modificar: modifica l'albarà de compra seleccionat (en fer doble clic sobre l'albarà seleccionat, s'obre directament el seu detall).
Esborrar: esborra l'albarà seleccionat.
Generar Factura de Compra: genera les factures de compra dels albarans seleccionats.
Pagaments Albarà: permet afegir pagaments fets sobre l'albarà (aquests pagaments, en generar-se la factura, es traspassaran a la factura i apareixeran com a pagaments ja realitzats sobre la factura generada).
Fitxa d'albarà de compra
El funcionament és el mateix que a les comandes:
Data Compra: data de l'albarà de compra.
Núm. Compra: numeració de l'albarà de compra (numeració donada pel proveïdor).
Proveïdor: proveïdor de l'albarà de compra.
Dte: descomptes per import o percentatge sobre el total de l'albarà de compra.
Forma Pagament: forma de pagament de l'albarà de compra.
Línies d'albarà: s'hi afegeixen els articles que pertanyen a l'albarà de compra.
Lots i Caducitats: per als productes afegits a un albarà de compra que tinguin traçabilitat, és obligatori indicar-ne el lot. Es pot donar d'alta un lot nou o seleccionar-ne un d'existent.
En desar un albarà de compra, es pregunta "Vols validar l'albarà?".
La validació de l'albarà implica que la suma a l'estoc de l'article introduït es farà en aquest moment. Si no es valida l'albarà, la suma a l'estoc dels articles de l'albarà de compra es farà quan, una vegada facturats, la seva factura es passi a l'històric.
Facturació d'albarans de compra
Per facturar albarans, cal seleccionar els albarans dels quals es vol generar la factura. Es poden seleccionar diversos albarans sempre que siguin d'un mateix proveïdor, i generar una única factura amb el contingut dels diferents albarans.
Pas 03
Factures de Compra
En seleccionar els albarans i clicar a Generar Factura de Compra, podrem triar amb quins albarans es vol generar definitivament la factura. En clicar OK, es generarà la factura de compra corresponent.
Si se seleccionen albarans de diferents proveïdors, es mostrarà un error:
També es poden generar directament factures de compra, o veure/modificar factures generades des d'albarans de compra:
Nova: nova factura de compra.
Modificar: modifica la factura de compra seleccionada (amb doble clic sobre la factura seleccionada s'obre directament per a la seva modificació).
Esborrar: esborra la factura seleccionada. Si la factura prové d'albarans, en haver-los facturat, aquests passen a l'històric. En esborrar una factura que prové d'albarans, la factura s'esborra i els albarans passen de l'històric a Actual.
Llistat: menú de llistats de factures de compra.
Actualitzar Compra: passa les compres marcades amb el check M del grid a l'històric de compres.
Pagaments Factura: permet afegir pagaments sobre els efectes de la factura. El nombre d'efectes generats correspon a la configuració de la forma de pagament seleccionada a la factura.
Llibre Excel: genera un arxiu en format Excel amb les factures mostrades al grid inferior.
Remesa: permet generar una remesa de transferències amb les factures marcades al grid inferior. S'obre la pantalla per seleccionar l'import que es vol remesar.
Comptabilitzar: envia a AccoDev la comptabilització de les factures marcades.
Estadístiques de Compra: menú d'estadístiques que es poden generar sobre les compres.
Pagaments Massiu: permet seleccionar diverses compres alhora i fer els pagaments massivament des d'una mateixa pantalla. En seleccionar a cada línia el Tipus Pagament i l'import, i clicar OK, s'afegirà el pagament corresponent a cadascuna de les factures seleccionades.
Fitxa factura de compra
El funcionament és el mateix que als albarans de compra: cal indicar el número de factura de compra (indicat pel proveïdor), el proveïdor, la forma de pagament, si hi ha descomptes sobre el total, i el detall de les línies (els productes amb traçabilitat també hauran d'indicar el seu lot).
A la part de Despeses, es poden indicar les despeses associades a la compra (transport, incidències, etc.). Per afegir noves despeses, cal clicar el + verd a la dreta de la taula de despeses, que obrirà la pantalla de selecció o alta de despeses. Aquestes despeses s'han pogut donar d'alta prèviament a Taules Principals → Despeses.
En aquesta finestra es donen d'alta les diferents despeses, l'import per defecte, el compte comptable al qual repercuteix, i es pot marcar perquè apareguin per defecte sempre que es faci una compra.
Si la compra és estrangera, apareixen els camps de duana per informar les despeses relacionades amb la DUA:
Pas 04
Factures Creditor
Nova: alta de nova factura creditor.
Modificar: modificació de la factura creditor seleccionada (amb doble clic sobre la factura seleccionada també s'obre en edició).
Esborrar: esborra la factura creditor seleccionada.
Llistats: llistats sobre les factures creditor.
Actualitzar Compra: passa a l'històric de compres creditor les compres seleccionades.
Pagaments Factura: permet fer i/o comptabilitzar els pagaments sobre els efectes generats de la factura seleccionada.
Llibre Excel: genera un arxiu en format Excel amb les factures filtrades.
Remesa: permet remesar les factures seleccionades (mateix funcionament que a factures de compra).
Duplicar: permet duplicar la factura seleccionada.
Comptabilitzar: envia a AccoDev la comptabilització de les factures seleccionades.
Fitxa factura creditor
S'indiquen els camps necessaris per donar d'alta la factura creditor (tots els camps excepte el concepte són obligatoris). A les línies de la factura, s'indiquen les bases imposables corresponents (és obligatori que totes les línies tinguin informat l'IGI).
Si la factura creditor es marca com a DUA, cal indicar els camps corresponents a la duana:
